Cara Membuat PivotTable Excel Untuk Membuat Laporan Dan Analisis Data

Tutorial Pivot Table Excel - Apakah anda pernah mendengar istilah PivotTable? Jika belum maka anda se&g membaca artikel yg tepat. Kalaupun sdh pernah mendengar namun masih kesulitan bagaimana membuat pivot table pada microsoft excel maka slahkan baca tutorial excel ini sampai selesai, sebab pada tutorial kali ini kelas excel akan mengajak anda untuk belajar pivot table & berlatih membuat & menggunakan pivot table pada excel.

• Pengertian Pivot Table
• Manfaat Pivot Table
• Persiapan Membuat Pivot Table Pada Excel
• Latihan Membuat Pivot Table Pada Excel
• Cara Update Data Pivot Table
• Download File Latihan

Pengertian Pivot Table

Apa pengertian PivotTable di Excel?

Sebelum belajar pivot table excel lebih lanjut, kita perlu tahu dulu maksud istilah pivottable itu sendiri.

Pivot Table adalah sebuah tabel interaktif yg dlm waktu singkat bisa menampilkan ringkasan data dlm jumlah yg besar dlm bentuk & orientasi yg berbeda dan mampu melakukan kalkulasi pada setiap item yg dibutuhkan dengan menggunakan cara perhitungan sesuai kebutuhan.

Jika anda memiliki data yg terdiri dari banyak kolom atau field, tentunya dari data tersebut perlu bisa di baca untuk dapat diartikan atau disimpulkan maknanya.

Namun demikian dengan a&ya ratusan, ribuan, atau bahkan ratusan ribu baris data tentunya akan sulit bila anda harus menyimpulkan kecenderungan apa yg terjadi pada data anda, membandingkan antar field atau kolom satu dengan yg lainnya, perulangan data, hubungan perulangan data pada suatu periode, & lain sebagianya.

Untuk melakukan analisa pada data tersebut diperlukan langkah-langkah pengelompokan, pengurutan dan pengolahan data sesuai dengan kebutuhan.

Microsoft Excel sebenarnya sdh menyediakan fitur sorting (pengurutan data), filtering (penyaringan data) dan subtotal (pengelompokan & perhitungan data) pada sebuah table, namun jika anda merasa fitur atau fasilitas tadi masih kurang maka sprtinya anda membutuhkan Pivot Table Excel ini.

Kalau merujuk pada laman wikipedia, pivot table di artikan sbgai brkut :

A pivot table is a table that summarizes data in another table, and is made by applying an operation such as sorting, averaging, or summing to data in the first table, typically including grouping of the data.

Pivot Table adalah sebuah tabel yg merangkum data pada tabel lain yg dilakukan dengan menerapkan operasi tertentu sprti sortasi, rata-rata, atau penjumlahan ke data pada tabel pertama, biasanya termasuk pengelompokan data.

Pada microsoft excel PivotTable adalah salah satu fitur excel yg sangat powerfull untuk meringkas, menganalisa, meng-explore, dan menyajikan data Anda. Penyajian data dengan pivot table relatif sangat cepat untuk dibuat dengan beberapa kali klik tanpa harus dipusingkan dengan berbagai macam rumus excel (Excel Formula). Pivot Table sangat fleksibel & dapat dengan cepat disesuaikan, tergantung pada keinginan dlm menampilkan hasil.

Silahkan perhatikan 2 Tabel data penjualan brkut:



Isi pada kedua tabel tersebut sebenarnya sama, hanya saja susunan kolomnya yg berbeda. Meskipun datanya sama, saya yakin anda akan mendapatkan gambaran yg berbeda dari kedua model laporan penjualan tersebut.

Bagaimana jika tabel data yg akan kita analisa memiliki banyak kolom (field) dan ribuan baris (record). Tentunya akan ada lebih banyak sudut pan&g yg bisa anda gunakan dlm penyajian tabel data anda.

Pivot Table dapat diletakkan pada range tertentu atau worksheet lain sesuai pilihan anda tanpa harus mengubah tabel data aslinya. Kalaupun ada perubahan data pada tabel sumber maka dengan mudah pivot tabel dapat menyesuaikan dengan perubahan sumber data tersebut.

Istilah kolom (Column) pada excel biasa disebut dengan dengan field pada pembahasan pivot table. Kedua istilah ini merujuk pada makna yg mirip/sama, jadi jangan sampai bingung.

Manfaat Menggunakan Pivot Table

Apa saja manfaat yg bisa kita peroleh dengan penggunaan Pivot Table dlm penyajian data?

Dengan memanfaatkan fitur Pivot Table pada Excel anda akan dapat dengan mudah melakukan hal-hal brkut:

1. Membuat penyajian data dengan beberapa tampilan yg berbeda dari sumber data yg sama
2. Memindahkan field pada berbagai lokasi yg berbeda
3. Menentukan field atau kolom mana saja yg akan ditampilkan dlm penyajian laporan atau ringkasan data
4. Melakukan kalkulasi atau mengumpulkan field-field data numeric dlm beberapa cara (SUM, COUNT, AVERAGE, Dan lain-lain)
5. Melakukan filter untuk menampilkan nilai-nilai data yg mana saja yg akan ditampilkan
6. Membuat laporan dlm bentuk lain dari sebuah pivot table yg tlah dibuat
7. Membuat pivot chart dari sebuah pivot table yg tlah ada

Tentu saja bukan hanya beberapa hal diatas saja manfaat dari fitur pivot table pada excel ini. Manfaat lebih jauh akan anda temukan saat sdh terbiasa & terlatih menggunakan Pivot Tabel ini.

Lalu bagaimana cara membuat pivot tabel pada microsoft excel? bagaimana menggunakan pivot table di excel?

Persiapan Membuat Pivot Table di Excel

Sebelum berlanjut membahas tentang cara pembuatan pivot tabel di excel, ada beberapa hal yg perlu anda perhatikan sebelum membuat pivot table.

1. Pastikan tidak ada baris atau kolom yg kosong pada range data yg akan anda buat sbgai sumber data pivot table. Jika ada kolom atau baris kosong slahkan hapus terlebih dahulu. Tutorialnya bisa anda baca disini: Cara Mudah Menghapus Kolom & Baris Kosong Di Excel
2. Setiap kolom pada data sumber harus mempunyai nama yg unik (unique header name). Usahakan header atau kepala kolom ini jangan terlalu panjang. Buat sesingkat mungkin asal mewakili jenis data pada baris-barisnya
3. Hindari penggunaan merge cell pada header tabel sumber data anda.
4. Tipe data pada setiap kolom harus sama. Misalnya, jangan mencampurkan tipe data tanggal & teks dlm 1 kolom yg sama.
5. Sangat di anjurkan menerapkan Format Table pada data sumber, hal ini akan mempermudah anda dlm pembuatan tabel pivot dan melakukan updating data jika memang diperlukan. Pembahasan detail tentang Format Table Excel bisa anda baca pada halaman brkut: Cara Membuat Tabel di Excel
6. Selain mengatur sumber data sbgai format table anda bisa juga menerapkan "Defined Range" untuk menamai range data tersebut. Dalam hal ini sebaiknya nama range di atur sbgai nama range yg dinamis. Tutorialnya bisa anda baca pada halaman brkut: Cara Membuat Nama Range Dinamis pada Excel

Selain beberapa hal di atas, sebelum membuat PivotTable Excel, anda juga perlu merencanakan atau membaygkan sprti apa data anda akan diringkas & ditampilkan.

Secara umum tidak semua kolom-kolom data akan ditampilkan pada pivot table, hanya beberapa saja yg akan digunakan dlm setiap pivot table, tentunya hal ini menyesuaikan kebutuhan anda dlm menampilkan data summary dari sumber data yg anda miliki.

Pivot Table membuat cache tersendiri dari data sumber, sehingga dlm hal ini data sumber anda tidak akan diubah sama sekali, meskipun data sumber anda hapus maka tabel pivot yg tlah dibuat tetap akan berjalan normal. Tentu saja dlm kasus semacam ini anda tidak bisa melakukan data refresh atau update data.

Latihan Membuat Pivot Table Pada Excel

Hal yg paling penting sebelum membuat atau menyusun pivot table pada excel tentunya menyiapkan data sumbernya sbgaimana keterangan sebelumnya.

Dalam contoh langkah-langkah penyusunan latihan pivot table ini saya menggunakan microsoft excel 2016. Jika anda menggunakan versi yg lebih lama anda masih bisa membuat pivot table namun dimungkinkan ada beberapa bagian misalnya soal tampilan yg sedikit berbeda.

File excel yg saya gunakan untuk contoh & latihan pivot tabel bisa anda dapatkan pada bagian akhir tutorial ini.

Setlah sumber data sdh siap, langkah yg diperlukan untuk membuat sebuah pivot table sederhana adalah sbgai brkut:

1. Klik salah satu sel atau range data yg akan kita buat pivot tabel-nya.
2. Pilih menu Pivot Table yg ada di Tab Insert--Table--Pivot Table. Langkah ini bisa anda lakukan dengan menggunakan shortcut Alt + N.
   
   
   
   Jika anda menggunakan Format Table pada data sumber, langkah 2 di atas bisa juga Anda lakukan dengan cara memilih menu Summarize With Pivot Table yg ada pada Tab Table Tools--Tools Group.
   
   
   
   Ketiga langkah diatas (Menggunakan shortcut, menu Insert PivotTable atau menu Summarize With Pivot Table Excel) akan menghasilkan kotak dialog Create PivotTable yg sama.
3. Apabila langkah anda benar, selanjutnya akan muncul sebuah dialog box Create PivotTable Dengan nama tabel otomatis sdh terisi. Dalam contoh ini nama tabel sumber yg digunakan adalah "Tabel Sumber".
   
   
   
   Jika menghendaki range data yg lain anda tinggal menyesuaikannya.
   
   Selanjutnya tentukan dimana hasil Tabel Pivot akan diletakkan pada opsi Choose where you want the PivotTable report to be placed. Pada sebuah lembar kerja (Worksheet) baru atau pada worksheet yg tlah ada.
   
   Pada latihan pivot table ini saya memilih New Worksheet yg artinya excel akan membuat sebuah Sheet baru sbgai tempat dimana PivotTable akan diletakkan. Jika anda memilih Existing Worksheet, tentukan pada cell/range mana PivotTable akan diletakkan.
   
   Selanjutnya Klik OK Untuk membuat pivot table baru dengan pengaturan diatas.
4. Setlah memilih OK pada kotak dialog sebelumnya, akan muncul sheet baru yg berisi Bi&g PivotTable kosong pada workbook anda. Selain itu pada bagian sebelah kanan akan muncul PivotTable Fields.
   
   
   
   Bi&g PivotTable kosong di sebelah kiri adalah tempat dimana PivotTable akan ditampilkan, se&gkan PivotTable Fields adalah pengaturan field-field data PivotTable apa sajakah yg akan ditempakan pada bagian Row, Column, Value atau Filter.
   
5. Langkah Selanjutnya adalah melakukan Drag and Drop atau dengan cara memilih pada bagian PivotTable Fields untuk menentukan filed-field mana yg akan kita letakkan pada bagian-bagian PivotTable (Row, Column, Value & Filter).
   
   
   
   Keterangan:
   
   • FILTERS: Area ini diisi dengan field yg akan kita jadikan sbgai acuan filter yg akan menyaring data pada tabel pivot yg akan kita buat.
   • COLUMNS:Area ini berisi field & akan disusun secara mendatar (horizontal) yg pada umumnya bisa dianggap sbgai header dari nilai-nilai yg ditampilkan pada PivotTable.
   • ROWS: Area ini berisi field yg akan ditampilkan secara menurun (vertikal) secara urut di sebelah kiri area PivotTable.
   • VALUE: Bi&g ini berisi fields yg menentukan data mana saja yg akan disajikan di area tabel pivot sesuai kebutuhan. Biasanya berupa angka-angka.
   
   Pada latihan ini saya atur pada bagian Rows adalah Field BARANG & KUARTAL, pada bagian Columns adalah field TAHUN, Pada bagian Values adalah Field JUMLAH & terakhir pada bagian Filters saya isi dengan Field SUPLIER.
   
   Bagian terakhir atau Filters bersifat opsional, jika memang tidak dibutuhkan tidak masalah dikosongkan. Se&gkan tiga bagian pertama pada umumnya harus diisi.
6. Jika langkah-langkah yg anda lakukan persis sprti di atas maka tampilan PivotTable yg akan anda dapatkan kurang lebih akan sprti gambar brkut ini:
   
   

Jika anda menggunakan microsoft excel 2013 atau yg lebih baru, selain cara di atas, langkah ke-2 bisa juga digantikan dengan menggunakan menu Recommended PivotTables.



Apabila menggunakan menu ini maka excel akan mencoba mengenali & menganalisa kebutuhan layout PivotTable yg anda butuhkan. Silahkan dipilih beberapa layout yg disediakan & selanjutnya Anda hanya perlu klik OK.

Saat menggunakan cara ini maka excel akan otomatis menempatkan beberapa field pada bagian-bagian yg ditentukan sesuai dengan rekomendasi yg anda pilih.

Jika anda menggunakan Excel 2010 atau versi sebelumnya anda tidak akan menemukan Tab Analyze, sebab pada versi ini excel masih menamai Tab ini dengan Options

Cara Melakukan Update Data Pivot Table Excel

Sudah lazim kita ketahui bahwa sebuah tabel data bisa berubah setiap saat sesuai kebutuhan. Perubahan ini bisa jadi dikarenakan penambahan data, pengurangan data atau hanya sekedar editing atau pembenahan pada sebuah tabel data.

Jika data ini kita jadikan sbgai data sumber PivotTable bagaimana cara melakukan update PivotTable yg kita buat dari data ini?

Seperti yg sdh di jelaskan di atas, sangat disarankan menerapkan format table pada sumber data pivot anda. Salah satu kelebihannya adalah untuk mempermudah melakukan update data jika sumber data yg anda gunakan untuk tabel pivot adalah sebuah data yg dinamis atau berubah setiap saat.

Apabila data sumber pivot yg anda gunakan adalah sebuah Format Table atau Nama Range yg dinamis maka untuk melakukan update data cukup dengan mengguanakn menu Refresh yg bisa anda temukan di Pivot Table Tools--Tab Analyze--Data Group--Refresh.



Cara lain, jika data sumber anda adalah sebuah range statis maka untuk melakukan update PivotTable adalah dengan menyesuaikan kembali range sumber pada pivot table yg bisa anda lakukan dengan memilih menu Pivot Table Tools--Tab Analyze--Data Group--Change Data Source. Selanjutnya Anda hanya perlu memilih atau menuliskan range data baru yg akan anda jadikan sbgai suber data pivot.



Pada dasarnya langkah-langkah diatas sdh cukup untuk membuat sebuah Pivot Table, namun tentunya PivotTable yg tlah kita buat tadi perlu di desain & di format lebih lanjut agar tampilannya lebih enak & mudah untuk dilihat & dibaca. Bagian ini akan kita bahas lain kali. Untuk sesi pengenalan latihan PivotTable ini saya cukupkan sampai disini dulu. Sampai jumpa pada seri tutorial PivotTable selanjutnya.

Download File Latihan

File latihan PivotTable yg digunakan dlm tutorial ini bisa anda unduh melalui link di bawah ini :

Dropbox
GDrive

*Jika link mati / tidak dapat diakses slahkan lapor via kontak yg tersedia

FacebookTwitterWhatsapp

LINK DOWNLOAD TERKUNCI.
Silahkan SHARE untuk membuka kunci!

Jika tutorial ini bermanfaat slahkan share kpda teman-teman anda melalui media sosial yg anda gunakan, agar manfaatnya bisa dirasakan oleh lebih banyak orang.

Berikut Seri panduan pivot tabel Lainnya yg bisa anda pelajari:

1. Cara Membuat PivotTable di Excel
2. Mengatur Format Tampilan (Layout) Pada Pivot Table Excel
3. Mengatur Format Angka Pada Pivot Table Excel
4. Cara Mengelompokkan Data (Grouping) Pada Pivot Table Excel

Sumber https://www.kelasexcel.id

Bagikan Artikel ini

Berlangganan update artikel terbaru via email: